紙での配布物・プリントや、
社内で印刷して使っているものを、
デジタル化してみませんか?

「紙を使う。紙で見る。」から、
「パソコン・スマートフォンを使う。パソコン・スマートフォンで見る。」にしてみませんか?

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■紙での運用の例

●会員や保護者への配布物・プリント
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デジタル化の例:

1.会員を管理するシステムを作成する。会員の名前とメールアドレスを管理する簡単なシステムを作成する。
2.配布物の内容を登録する画面を作成する。
3.会員にメール配信する。

メール配信の他に以下のこともできる。
・配布物の内容をサイトに掲載する。
・配布物の内容をPDFにもできる。
・PDFをサイトに掲載もできる。
・PDFをメール配信もできる。
など。

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●会員や保護者への配布物・プリント+その配布物に出欠の記入欄がある場合
↓
デジタル化の例:

1.(上記と同じ。)
2.(上記と同じ。)
3.(上記と同じ。)
+
4.出欠を返信するフォームを作成する。

フォームで集めた出欠のデータを以下のよう使うこともできる。
・出欠の結果を管理できる。一覧で見たり、編集したりできる。
・出欠の結果を集計できる。
など。

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●社内でいつも決まった形式の書類を作成して、印刷して提出している。
例えば、
・ワード、エクセルなどで作成して、印刷して提出している。
・会社なら、印刷して会議の参加者に配っている。
・会社なら、日報を印刷している。
・お店なら、支店から本店に、発注書を印刷してFAXで送っている。
・学校、保育園なら、指導案を印刷している。
など。
↓
デジタル化の例:

1.決まった形式の内容を登録する画面を作成する。
2.紙に印刷しないで、登録した内容はデータベースに保存する。
3.登録した内容を見るための一覧画面や、内容の詳細を見る画面を作成する。

WEBシステムにすることで、以下のことも可能になる。
・外出先でも書類を登録できる。
・外出先でも書類を見れる。
・デジタル化することで、見たい書類を見つけるのも簡単にできる。
・過去のデータをコピーや流用もできる。作業を効率化できる。
など。

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■紙からデジタル化するメリット

●紙、プリンタの費用が掛からなくなる。
●出欠の集計など、紙からの集計作業より、楽になる。
●デジタル化することで、登録したデータの管理は楽になる。
●デジタル化することで、過去のデータをコピーや流用しやすくなるので作業効率は上がる。

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■システムの作成について

システムの作成は、ご希望やご予算に合わせていろいろな方法でできます。
・会社毎の形式や運用に合ったオリジナルのシステムを作成できる。
・既に世の中にあるWEBサービスを使ったり、カスタマイズしたりして、作成できる。
・半分はシステム化、残りは手作業や今まで通りの運用にする。
など。